初回カウンセリングは、Googleフォームで──予約メールから事前に記入してもらう

初回カウンセリング、何で取る？

開業すると、初めて来られるお客様から、からだの状態やお悩みをうかがう「初回カウンセリング」が必要になります。紙に手書きしてもらう方法もありますが、私がおすすめするのは——Googleフォームです。

無料で作れて、来店前に記入してもらえて、内容がそのまま手元に残る。一人で始めるサロンに、ちょうどいい仕組みです。

なぜ「その場で書く」より「事前にフォーム」なのか

初回に紙を渡して、その場で書いてもらう。よくある方法ですが、もったいない点があります。

ひとつは、せっかくの施術時間が、記入で削られてしまうこと。もうひとつは、お客様がどんなお悩みで来られるのか、当日その場まで分からないことです。

事前にフォームで記入してもらえば、来店前に内容に目を通せます。「この方は、こういう経緯で、こんなことに困っていらっしゃる」と、頭の中で準備をしてからお迎えできる。限られた時間を、対話と施術にしっかり使えるようになります。手書きの文字を読み解く手間もありません。

予約が入ったら、確認メールで記入を依頼する

流れはシンプルです。

ホームページから予約が入ったら、その予約の確認メールに、カウンセリングフォームのリンクを添えて「来店前のご記入をお願いします」と一言そえる。お客様は、来店までの空き時間にスマホで記入してくれます。

最初は、予約が入るたびに手作業でメールにリンクを貼るだけで十分です。件数が増えてきて「毎回貼るのが大変」と感じたら、そのとき自動で送る仕組みを考えればいい。最小限で始めて、必要になったら拡張する——これは前回の顧客管理の話と同じ考え方です。

初回カウンセリングで、私が聞いていること

参考までに、私が実際にフォームで聞いている項目を紹介します。あくまで一例なので、ご自分のサロンに合わせて取捨選択してください。

基本情報

• お名前・フリガナ・生年月日・ご職業
• お住まいの地域・来院方法（どこから、どうやって来られるか）

来店のきっかけ

• 当院を何で知ったか
• 数あるなかで当院を選んだ理由
• これまで試してきたこと（他院・セルフケアなど）

からだのお悩み（主訴）

• 主な症状
• 症状が出る場面・楽になる動作
• いつから出ているか・きっかけ・その後の変化

これからのこと

• 良くなったら、やりたいこと
• 当院に求めること・通院ペースのご希望
• 不安に思っていること、聞いておきたいこと

そのほか、支払い方法や領収書の要否といった事務的なことも、ここで一緒にうかがっておくと当日がスムーズです。

「良くなったらやりたいこと」を最初に書いてもらえると、お客様自身のゴールが見えて、対話の軸がぶれません。ただの問診票ではなく、最初の対話のきっかけとして使うイメージです。

Googleフォームの、ここが便利

Googleフォームを選んでいる理由は、シンプルです。

無料で、質問の追加・並べ替えが自由にできる。回答は自動でスプレッドシートにたまっていくので、あとから見返すのも、顧客管理に取り込むのも簡単です。専用のシステムを契約しなくても、これだけで初回カウンセリングは十分回ります。

「最初に作った質問が、運用しながらしっくりこない」ということは必ず起きます。フォームなら、あとからいくらでも直せる。これも紙にはない強みです。

個人情報は、ていねいに

最後にひとつ。フォームで集めるのは、お名前・連絡先・からだの情報という、大切な個人情報です。

何のために使うのかを記入欄のそばに添えておく、共有設定やパスワードの管理に気を配る、不要になった情報の扱いを決めておく。ツールが便利だからこそ、ここはていねいに。お客様に安心して書いていただくための、最低限の心がけです。

まとめ

• 初回カウンセリングは、Googleフォームで来店前に記入してもらうのがおすすめ
• 予約が入ったら、確認メールにフォームのリンクを添えて記入を依頼する（最初は手動でOK）
• 来店前に内容を読めるので、限られた時間を対話と施術に使える
• 無料・自由に編集でき、回答はスプレッドシートに自動でたまる
• 大切な個人情報を扱うので、使い道の明示や管理はていねいに

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「自分のサロンなら、初回に何を聞けばいい？」と迷ったら——

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